Företag som Microsoft, Spotify och IKEA gör det redan – genomför framgångsrika hybrida kickoffs där både fysiska och digitala deltagare är engagerade. Med rätt planering och smarta lösningar kan du skapa en inspirerande och engagerande kickoff, där alla känner sig delaktiga – oavsett var de befinner sig. I den här artikeln delar vi våra bästa tips för att göra en hybrid kickoff rolig och engagerande för alla!
De digitala mötena tog ett enormt kliv framåt under pandemin – till viss frustration för en del, men också som en ovärderlig lösning för många. Plötsligt blev det möjligt att samla människor från världens alla hörn på ett sätt som aldrig tidigare varit möjligt. Idag har de digitala- och hybrida mötena blivit en självklar del i vår vardag, men en utmaning kvarstår fortfarande för många: hur genomför man egentligen ett engagerande hybrid-evenemang, där alla känner sig lika delaktiga, vare sig de är på plats fysiskt eller via länk?
För att lyckas med att skapa samma dynamik på distans som för dem som deltar fysiskt, behöver du redan i ett tidigt planeringsskede utgå från ett hybridformat. Det gäller inte minst när du ska anordna en kickoff, där syftet ju ofta är att främja gemenskap, energi och inspiration.
Försök tänka kreativt men var även realistisk. Vissa moment såsom föreläsningar, workshops eller utbildningar kan fungera utmärkt även för deltagare på distans, medan andra moment såsom praktiska teambuildingövningar och aktiviteter utomhus kanske inte lämpar sig lika väl.
Den största utmaningen vid hybrida möten är ofta tekniken. För att undvika onödiga avbrott och frustrerade deltagare är det viktigt att ha koll på vilken slags teknisk utrustning som behövs. Och kom ihåg att alltid testa tekniken i förväg!
Se till att alla kommer att kunna se och höra ordentligt genom att använda en bra kamera och extern mikrofon för tydligt ljud. Behöver ni en professionell streaminglösning eller räcker det med Zoom/Teams? Tips! Sätt upp en extra kamera som fångar både föreläsaren och deltagarna i rummet. Det gör det enklare att skapa en “vi-känsla” även för dem som deltar online.
Prata med konferensanläggningens personal och försäkra dig om att internetuppkopplingen är snabb och stabil. Be gärna att få testa uppkopplingen på plats i förväg och ha alltid en plan B, exempelvis en mobil hotspot till hands, ifall nätverket plötsligt skulle börja krångla när kickoffen väl är igång.
Nu är det dags att sätta planen för hur själva kickoffen ska genomföras. Fundera särskilt noga igenom varje punkt på programmet som ska fungera i hybridformat.
Varför inte gå “all in” och kickstarta mötet med en trevlig liten gåva? Dela ut ett välkomstkit till dem som är på plats och skicka samma paket i förväg till de digitala deltagarna. Fyll det med en personlig hälsning, dagordning, penna, anteckningsblock och något gott att tugga på – en enkel men fin gest som skapar samhörighet och en positiv känsla för alla.
Börja kickoffen med en interaktiv aktivitet som bryter isen eller kort digital incheckning där alla deltagare får chans att säga hej och lära känna varandra bättre.
1. Ordmoln av förväntningar
Deltagarna skriver in ett ord som beskriver deras förväntningar för kickoffen i ett digitalt verktyg (t.ex. Mentimeter). Resultatet visas i ett ordmoln på en gemensam skärm och diskuteras kort. Kan sedan användas som en röd tråd under kickoffen.
2. Två sanningar och en lögn
Deltagarna får dela tre påståenden om sig själva – två sanna och en lögn, muntligt eller i chatten. Alla (både i rummet och online) gissar sedan vilken som är lögnen genom handuppräckning, chatten eller att använda ett interaktivt verktyg som Mentimeter. Presentatören avslöjar därefter svaret och berättar kort om sig själv.
3. Gissa kollegan
Samla in roliga fakta i förväg och presentera dem anonymt på en skärm. Deltagarna, både fysiska och digitala, gissar vem påståendet handlar om via handuppräckning, chatten eller omröstning. Rätt person avslöjas och kan berätta mer om sig själv.
För att skapa en inkluderande kickoff är det viktigt att ingen hamnar i skymundan. Ge någon i rummet ansvaret för att hålla koll på chatten, fånga upp frågor och lyfta in kommentarer från de digitala deltagarna i samtalet.
Ingen uppskattar långa, enformiga möten. Använd istället visuella inslag eller digitala verktyg som Kahoot eller Mentimeter för att göra live polls eller interaktiva quiz och hålla energin i topp. Dela in de fysiska deltagarna i mindre diskussionsgrupper. De digitala deltagarna delas samtidigt in i breakout-rum online. Alla grupper, både fysiska och digitala, diskuterar parallellt och kan sedan dela sina insikter i helgrupp.
Bryt upp programmet i olika delar för att skapa dynamik. Ett mer lågmält möte kan till exempel varvas med inspirerande föreläsare, 5-minuters rörelsepaus eller ett musikaliskt framträdande. Och kom ihåg att planera in flera pauser i programmet för att hålla uppe ork och motivation, även för dem som deltar från en skärm.
Avslutningen på en kickoff är lika viktig som starten. Det är sista chansen att förstärka känslan av gemenskap, inspirera deltagarna och skapa en röd tråd till det som kommer framåt. Se till att alla lämnar mötet med ny energi och en tydlig bild av vad som väntar härnäst.
Lyft fram fina prestationer från året som gått. Att synliggöra framgångar, både stora och små, stärker teamkänslan och kan inspirera deltagarna att peppa och motivera varandra ännu mer.
Avsluta med en kort summering där ni samlar insikter från dagens möten och workshops. Besluta vad nästa steg ska vara och hur ni ska ta vidare de idéer och planer som kommit fram.
Vad fungerade bäst? Vad kan bli bättre? Skicka ut en kort enkät till samtliga deltagare några dagar efter kickoffen eller boka in enskilda samtal, för att samla in feedback och förslag som kan göra nästa evenemang ännu mer lyckat.