Sätt ihop ett optimalt konferenspaket i 5 enkla steg

Att arrangera en lyckad konferens behöver varken vara svårt eller stressigt. Med rätt planering och noggranna förberedelser kan det faktiskt vara en smidig och rolig process. För att hjälpa dig på traven har vi tagit fram fem viktiga steg till att skapa det perfekta konferenspaketet för ditt nästa företagsevenemang. 

Steg 1: Börja med målet i sikte

Innan du börjar planera, definiera först vad du egentligen vill uppnå med konferensen. Är syftet att utbilda personalen, att stärka teamkänslan eller att presentera nya idéer och strategier? Ta dig tid att verkligen tänka igenom vad du vill att deltagarna ska ta med sig från konferensen. Det kommer att påverka allt från valet av lokaler till dagordning, så det är viktigt att ha målen klart definierade redan från början..

Steg 2: Skapa ett dynamiskt program

Vi vill påstå att ett välplanerat program är nyckeln till ett riktigt lyckat konferenspaket. Gå noga igenom programmet i förväg och försäkra dig om att det är genomförbart och känns dynamiskt för deltagarna. Det gör du bland annat genom att varva föreläsningar eller presentationer med mer avslappnade, interaktiva sessioner och stimulerande aktiviteter. Det ger deltagarna tid att smälta informationen, att behålla en god energinivå och hinna interagera med varandra. 

Steg 3: Dags för platsjakt!

Platsen för din konferens kan göra hela skillnaden! Med en inspirerande miljö blir konferensen så mycket mer minnesvärd och uppskattad. Fundera på deltagarnas behov och bekvämlighet – är det smidigt att ta sig till anläggningen från buss/tågstationer eller flygplatser? Finns det tillräckligt med parkering i anslutning till anläggningen? Erbjuder konferensanläggningen trevliga aktiviteter och god mat? Har platsen de tekniska resurser du behöver, som Wi-Fi och Audiovisuell-teknik (AV)? Är personalen flexibel och trevlig att samarbeta med? Läs mer om vad du ska tänka när du väljer konferensanläggning här.

Steg 4: Chilla och konferera: balansen är nyckeln

En bra jobbkonferens handlar inte bara om arbete. Sträva efter att skapa en bekväm och välkomnande atmosfär där deltagarna inte bara kan behålla fokus, utan också slappna av och njuta av upplevelsen. Det kan till exempel inkludera god mat och dryck, bekvämt boende och några härliga gemensamma aktiviteter såsom spa och bastubad, dansklasser, golf eller kanske sightseeing i närområdet. Tänk på detaljerna – små saker som bekväma stolar i konferensrummet, god belysning och tillgång till vatten och färsk frukt kan göra stor skillnad för deltagarnas komfort.

Steg 5: Skapa rätt förväntningar med smart kommunikation

Nu när du har knåpat ihop det ultimata konferenspaketet är det dags att hjälpa deltagarna att känna sig peppade inför konferensen. Hur gör du det? Se till att alla vet vad som är på gång. Skicka ut engagerande och roliga meddelanden om tid och plats, exempelvis via internchatten, nyhetsbrev eller sociala medier för att dela spännande förhandsinformation och presentera talarna. Kanske kan ni dra igång några roliga tävlingar online eller starta diskussioner om ämnen som kommer att tas upp? Använd en snygg hashtag och uppmuntra deltagarna att dela sina förväntningar. Skicka påminnelser, släng in några överraskningar och skapa en känsla av samhörighet. På det här sättet kommer din konferens inte bara vara en händelse att se fram emot – den kommer vara årets snackis!

Sist men inte minst – kom ihåg att följa upp!

Vi hoppas att du med hjälp av de här fem stegen kan planera det optimala konferenspaketet för dina deltagare. Glöm inte det sista viktiga steget; att följa upp med deltagarna efter genomförd konferens. Tacka dem för deras deltagande och be om feedback på vad som fungerade bra och vad som kan förbättras, exempelvis genom en anonym enkät. Det ger dig värdefull information som du kan använda för att göra dina framtida konferenser ännu bättre.

Vill du ha hjälp att sätta ihop det perfekta konferenspaketet för just ditt evenemang?