Att välja rätt konferensanläggning är mer än bara en detalj i planeringen. Det är själva nyckeln...
Vill du veta hur du kan skapa en lyckad och minnesvärd konferens utan att spräcka din budget? Med noggrann planering och smarta lösningar finns det många sätt att maximera varje krona. Här är 10 tips som hjälper dig att hålla kostnaderna i schack och ta din konferens till nya höjder.
Att organisera en framgångsrik konferens är en spännande utmaning. Konsten ligger i att skapa en upplevelse som överträffar deltagarnas förväntningar, utifrån en begränsad budget. Genom effektiv planering och smarta prioriteringar kan du med relativt enkla medel skapa ett minnesvärt och prisvärt evenemang. Här är 10 tips som hjälper dig att optimera din budget och spara på utgifterna inför nästa konferens:
1. Sätt ett tydligt mål med konferensen
Börja alltid med att klart och tydligt definiera själva målet med konferensen och den budget du har att förhålla dig till. Är syftet att öka gemenskap och samarbete mellan deltagarna? Handlar det om att genomföra en utbildning, eller kanske att skapa utrymme för affärsutveckling och strategiskt planeringsarbete? Genom att utgå från konferensens faktiska syfte och satta budget, kan du lättare prioritera rätt kring val av lokal, utrustning, aktiviteter, mat och logi och på så vis undvika onödiga kostnader.
2. Var strategisk i valet av deltagare
Vem ska egentligen delta i konferensen? Måste alla verkligen vara med, eller räcker det kanske med vissa nyckelpersoner? Att noga överväga vilka som faktiskt ska bjudas in till evenemanget är en viktig förutsättning för att du ska kunna hålla evenemanget inom budget och säkerställa att alla närvarande bidrar till konferensens övergripande mål och syfte.
3. Börja planera i god tid
Genom att påbörja planeringen i god tid får du bättre kontroll samtidigt som du ökar dina möjligheter att förhandla. Att vara ute i god tid minimerar risken för oväntade kostnader, såsom tekniska problem under konferensen, extra boende för deltagare, talare som inte bokats i förväg, eller kostnader för oplanerade aktiviteter för att engagera och underhålla deltagarna.
4. Var flexibel kring datum
Har du möjlighet att vara flexibel med konferensens datum? Då kan det finnas stora summor att spara. Att boka din konferens under veckodagar eller i lågsäsong kan till exempel vara betydligt billigare än att boka under helger och högsäsong. Undersök alltid de olika priser och eventuella erbjudanden som gäller under året för de konferensanläggningar du är intresserad av, och försök om möjligt att anpassa konferensens datum efter det.
5. Utnyttja företagsrabatter
Undersök om ditt företag har några företagsavtal, medlemskap, rabatter eller andra förmåner du kan utnyttja? Det kan till exempel handla om rabatterade hotellpriser, mat, konferensmaterial, transporter eller aktiviteter. Många konferensanläggningar erbjuder dessutom paketerbjudanden som kan vara mer kostnadseffektiva än att köpa tjänsterna separat.
6. Boka kollektivt
Är det flera deltagare som ska resa från samma utgångspunkt till konferensanläggningen? Förhandla med transport- och hotelleverantörer kring möjliga grupprabatter. Kollektiv bokning av resor och boende kan innebära stora besparingar i konferensbudgeten.
7. Nyttja resurser bland deltagarna
Istället för att ta in externa föreläsare eller utbildare, undersök om det finns personer i företaget med särskilda kompetenser eller resurser som kan vara användbara för konferensen? Erbjud dem möjlighet att delta som talare eller workshopledare utan kostnad mot att få exponering, erkännande och möjlighet att dela sin kunskap med övriga konferensdeltagare.
8. Sök sponsring från andra företag
Att söka sponsring eller skapa partnerskap med andra företag kan vara ett utmärkt sätt att optimera din konferensbudget. Ett företag kan bidra genom att erbjuda produkter eller tjänster som kompletterar konferensupplevelsen. Det kan exempelvis vara snacks, dekorationer, wellnessprodukter, digitala verktyg och plattformar eller goodiebags. I utbyte får de exponering som sponsorer, exempelvis på konferensens marknadsföringsmaterial eller på webbplatsen.
9. Överväg delat boende
Om möjligt, överväg delat boende för samtliga- eller vissa deltagare. Många konferensanläggningar erbjuder rum med flera bäddar eller sviter med separata sovavdelningar, vilket drastiskt kan minska boendekostnaderna.
10. Använd digitala hjälpmedel
Optimera din konferensbudget med digitala verktyg och kostnadseffektiv marknadsföring. Istället för dyrare tryckta material, använd dig av appar, webbplatser eller e-post och satsa på sociala medier och digitala nyhetsbrev för att nå målgruppen på ett prisvärt sätt och skapa en engagerande konferensupplevelse.
Att förhålla sig till en begränsad konferensbudget innebär inte automatiskt att du måste kompromissa med varken kvalitet eller deltagarupplevelsen under konferensen. Med hjälp av de tio tipsen ovan och genom att vara strategisk och kreativ i din planering, kan du garanterat skapa en konferens som inte bara överträffar deltagarnas förväntningar utan också skapar värdefulla minnen och stärker företagets mål.
Vill du vara säker på att din nästa företagskonferens blir en minnesvärd upplevelse? Hör av dig till oss på Öijared, så hjälper vi dig att göra mesta möjliga utifrån din konferensbudget.
