Teknikstrul, väderomslag eller ändringar i sista minuten – att arrangera en lyckad konferens handlar om mer än att bara boka rätt anläggning och sätta ett inspirerande program. I den här artikeln delar vi med oss av sju viktiga detaljer som hjälper dig att undvika oväntade hinder och skapa en konferensupplevelse utan stress.
Små detaljer kan göra stor skillnad. När du planerar en konferens är det lätt att fastna i de stora besluten – som att hitta en lämplig konferenslokal, sätta dagordningen och boka mat och logi. De här faktorerna är alla viktiga, men det är ofta de små, väl genomtänkta detaljerna som verkligen förhöjer hela upplevelsen och gör konferensen till något minnesvärt. Så innan du bokar konferensanläggning för ditt nästa evenemang, se till att du har checkat av punkterna nedan.
7 detaljer att kontrollera innan du bokar konferensanläggning:
1. Har konferensanläggningen flexibla bokningsvillkor?
Livet kan vara oförutsägbart, och även med noggrann konferensplanering kan det uppstå behov av ändringar i sista stund. Har du undersökt vilka avbokningsregler som gäller på konferensanläggningen? Kan antalet deltagare justeras? Är det okej att byta datum eller ändra något i upplägget utan extra kostnader? Innan du bokar, tala med personalen och försäkra dig om att det finns utrymme för förändringar om planerna måste ändras.2. Har konferensanläggningen rätt läge och tillgänglighet?
När det har blivit dags att välja geografisk plats för konferensen, är det viktigt att du noga tänker igenom resvägarna till lokalen. Inget skapar en så tråkig start på konferensresan, som onödigt trassel med transport. Vare sig konferensens deltagare tar sig dit med bil, buss, tåg eller flyg, bör platsen vara så lättillgänglig som möjligt för alla. Se också till att det finns en tydlig vägbeskrivning som varje deltagare har tillgång till, om de ska ta sig dit på egen hand.
3. Passar maten för alla kostbehov?
Mat är inte bara en nödvändighet – det kan också vara en stor del av deltagarnas helhetsupplevelse. Frågan är hur flexibel konferensanläggningen är när det kommer till kosten? Ofta erbjuds förbestämda menyer, så dubbelkolla alltid att anläggningen eller restaurangen du bokar kan anpassa sig efter deltagarnas specifika kostbehov. Alla ska kunna känna sig inkluderade vid måltiderna, oavsett om det handlar om allergier, vegetariska eller veganska önskemål, eller religiösa mat- och dryckrestriktioner.
4. Är boendet anpassat för deltagarna?
Att deltagarna får en god natts sömn och möjlighet till återhämtning är en förutsättning för att konferensen ska bli en trevlig upplevelse för alla. Undersök därför i ett tidigt skede om boendet matchar allas önskemål och behov. Kanske uppskattar vissa att dela rum för gemenskapens skull, medan andra behöver ett enkelrum och lite egentid för att koppla av.
Dubbelkolla också att boendet kan anpassas efter deltagarnas specifika behov, som tillgänglighet för personer med funktionsvariationer, allergivänliga rum eller särskilda önskemål som exempelvis tidig incheckning eller sen utcheckning.
5. Passar lokalerna och tekniken era behov?
En konferenslokal kan vara nog så tjusig, men vad spelar det för roll om tekniken inte uppfyller behoven för just ert viktiga möte? Varje möteslokal behöver vara utrustad med den teknik som krävs för era specifika presentationer, workshops och möten. Undersök därför om det finns tillräckligt med AV-utrustning (ljud och bild), pålitligt Wi-Fi och tillräckligt med eluttag för alla deltagare i lokalen. Behöver du specifik utrustning som videokonferenssystem eller interaktiva whiteboards? Ta reda på om konferensanläggningen kan tillhandahålla det.Och kom ihåg – även om du har bra teknisk utrustning, kan det uppstå oförutsedda problem under konferensen. Kontrollera om anläggningen erbjuder IT-support på plats eller via telefon för att snabbt lösa tekniska problem? Det kan spara både tid och frustration.
6. Finns det fysiska och digitala lagringsmöjligheter?
Planerar ni att använda fysiska material under konferensen, såsom viktig dokumentation, produktprover, prototyper eller marknadsföringsmaterial? Se då till att det finns en säker plats i konferensanläggningen att förvara dem om ni stannar över natten. Ingen vill behöva oroa sig för att viktiga papper eller utrustning ska försvinna.
På samma sätt, om ni arbetar digitalt, är det klokt att säkerställa att konferensanläggningen erbjuder smidig tillgång till molntjänster och säker backup. Då kan ni vara trygga med att allt arbete är säkert lagrat och att ni enkelt kommer åt det när ni behöver.
7. Har du en plan B för oväntade väderförhållanden?
Att få tillfälle att koppla av tillsammans och bygga starkare band inom teamet är ofta en höjdpunkt under konferensen. Många anläggningar erbjuder därför roliga teambuildingaktiviteter som golf, vandring eller kanske något mer annorlunda som lerduveskytte. Om ni planerar utomhusaktiviteter, kan det vara klokt att ha en reservplan om vädret inte samarbetar. Fråga gärna om anläggningen har tält, inomhusalternativ eller andra lösningar som gör att ni kan fortsätta njuta av programmet, oavsett väder.
Lämna inget åt slumpen.
Kontakta oss på Öijared, så hjälper vi dig att organisera en lyckad konferensresa utifrån ditt företags behov och budget.
