Är du på jakt efter det perfekta konferensrummet i Göteborg? Då är du säkert medveten om att det finns många viktiga faktorer att ta hänsyn till i ditt val. Här är sju tips som vägleder dig mot det perfekta valet av konferensrum inför ditt nästa företagsevenemang.
Att välja rätt konferenslokal är nyckeln till ett lyckat evenemang. Men med en uppsjö av alternativ i Göteborgsområdet och med flera viktiga faktorer att väga in i beslutet, kan det kännas som en överväldigande uppgift att ett konferensrum som uppfyller alla era behov och önskemål. I denna artikel delar vi med oss av fem viktiga tips för att underlätta processen.
Så väljer du rätt konferensrum i Göteborg med omnejd:
1. Plats och tillgänglighet:
Vart ska konferensen egentligen äga rum? Börja med att utgå från vilken typ av evenemang du planerar och vilken känsla du vill skapa. Är du ute efter centrala Göteborgs livliga atmosfär? Är det viktigt med närhet till smidiga förbindelser med kollektivtrafik, ett brett utbud av restauranger, kulturevenemang och aktiviteter? Då kan populära innerstadsområden som Avenyn, Nordstan, Lilla Bommen eller Lorensberg vara passande alternativ att utforska närmre. Placerade mitt i hjärtat av Göteborg erbjuder de alla en dynamisk och stimulerande miljö för företagsevenemang.
Vill du istället hitta ett konferensrum i en mer naturnära, avskild miljö för en intimare upplevelse? Delsjöområdets skogar, Saltholmens glittrande skärgård eller de vackra naturreservaten i Floda öster om Göteborg erbjuder möjlighet att koppla bort den hektiska vardagen. Här kan konferensdeltagarna varva sina möten med naturupplevelser och skön rekreation.
Genom att noga överväga mötesagendan och deltagarnas faktiska behov, kan du lättare fokusera på de geografiska platser som bäst kompletterar just ditt evenemangs syfte.
2. Storlek och flexibilitet:
Har du väl valt en mer specifik geografisk plats, är det dags att utvärdera konferenslokaler i närområdet. Vilka preferenser och behov finns kring konferensrummets storlek och flexibilitet? Hur många personer ska bekvämt kunna rymmas där inne och främjar lokalen den typ av samtal eller interaktion du eftersträvar?
Undersök även om konferensrummet kan anpassas efter era specifika behov och önskemål? Finns det olika sittarrangemang att välja mellan och kan lokalen, om nödvändigt möbleras om för olika typer av möten och format?
3. Teknisk utrustning:
Vilken teknisk utrustning behövs i konferensrummet för att ditt möte ska kunna genomföras smidigt? Utgå från mötesagendan och kontrollera följande:
Tekniska resurser: Vilka tekniska resurser finns redan tillgängliga i konferensrummet? Behöver du en projektor, mikrofon, snabbt wifi eller högkvalitativ bild- och ljudutrustning? Att ha rätt teknik till hands kan vara avgörande för att konferensen över huvud taget ska gå att genomföra.
Kompatibilitet: Är den tekniska utrustningen kompatibel med de enheter och program som du planerar att använda under mötet? Se i förväg till att all utrustning fungerar sömlöst tillsammans, så undviker du onödig huvudvärk och pinsamma avbrott när evenemanget väl är igång.
Reservutrustning: Finns det något mer frustrerande än teknik som strular? Se alltid till att ha en reservplan för teknisk utrustning i händelse av att något går fel. Det kan till exempel innebära att be konferensanläggningens personal om extra kablar, mikrofoner eller batterier till hands för att snabbt kunna åtgärda eventuella problem.
4. Atmosfär och design:
Hur känns det egentligen att kliva in? Konferensrummets inredning, ljussättning, luft och atmosfär påverkar deltagarnas upplevelse mer än man kan tro. Ett välplanerat rum med en inbjudande atmosfär kan bidra till att skapa en mer engagerande, trivsam och produktiv arbetsmiljö för alla som deltar i mötet.
5. Servicenivå:
En varm och hjälpsam attityd från engagerad och lyhörd personal kan verkligen göra hela skillnaden när du väljer ditt konferensrum. Det är ofta de små, extra insatserna i service och bemötande som skapar en positiv och minnesvärd upplevelse. Både för dig som arrangerar och för dem som deltar i konferensen.
Prioritera därför lokaler där personalen visar äkta engagemang och har förmågan att anpassa evenemanget på ett professionellt sätt. Genom att granska recensioner, be om rekommendationer från tidigare kunder och framför allt interagera direkt med personalen, kan du lättare få en känsla för hur de bemöter sina gäster och försäkra dig om att du får den service ni behöver.
6. Mat & dryck
God mat och dryck förhöjer vilket evenemang som helst! Undersök om konferenslokalen erbjuder catering eller tillåter extern leverans för att tillgodose olika smaker och kostbehov. Oavsett om det är en energifylld frukost för att starta dagen, en läcker lunchbuffé för att hålla energin uppe, eller en avslappnad kaffepaus med snacks, är mat och dryck en viktig del av programmet när du vill att deltagarna ska kunna interagera med varandra på ett avslappnat sätt.
Att erbjuda högkvalitativ mat och dryck främjar meningsfulla samtal och skapar en atmosfär där deltagarna känner sig omhändertagna, nöjda och uppskattade.
Exempel på goda tilltugg som håller energinivån och koncentrationen uppe under hela konferensen:
- Smörgåsar eller wraps: Enkla att äta, gillas av de flesta och kan anpassas efter olika smaker och kostpreferenser.
- Fruktfat: Färska frukter som äpplen, vindruvor, jordgubbar och melon är lätta att äta och ger en uppfriskande paus.
- Grönsaksstavar med dipp: Morötter, gurka och paprika serverade med exempelvis hummus eller annan dipp är ett uppskattat och hälsosamt snack.
- Nötter och frön: Blandningar av osaltade nötter och frön kan ge en bra energiboost och hålla deltagarna pigga och fokuserade.
- Muffins eller småkakor: Lätta att ta med sig och ger en söt avslutning på måltiden eller pausen.
7. Budget:
Vad kostar kalaset? För att hålla konferenskostnaderna inom rimliga gränser är det klokt att först skapa en så realistisk budget som möjligt. Låt kalkylen inkludera alla nödvändiga utgifter som lokalhyra, teknisk utrustning, catering och eventuell logi. Jämför sedan priser från olika anläggningar Kan du vara flexibel med datum och säsong? Då finns goda chanser att hitta riktigt bra erbjudanden och rabatter.
Vill du vara säker på att din nästa konferens blir ett lyckat evenemang?
Hör av dig till oss på Öijared för att hitta det perfekta konferensrummet i en magisk miljö, bara 30 minuter från Göteborg.
