Planera en lyckad kickoff – en steg för steg-guide

Har du fått i uppdrag att planera nästa kickoff på jobbet? Då har du kommit helt rätt! I denna artikel delar vi med oss av sju konkreta tips som kommer att vägleda dig genom processen att skapa ett framgångsrikt evenemang. Följ vår guide för att skapa en inspirerande upplevelse som stärker teamkänslan och gör ditt evenemang till ett härligt minne för alla deltagare. 

En kickoff markerar starten på något nytt – ett projekt, en produktlansering eller ett nytt affärsår. Det är en tid för att sätta tonen, definiera mål och bygga en starkare sammanhållning i teamet, ofta i en mer avslappnad och interaktiv atmosfär. Vi har skapat en steg för steg-guide för att du lättare ska få en överblick över alla de viktiga aspekterna som bör finnas med när du organiserar en minnesvärd och effektiv kickoff.

Så planerar du en lyckad kickoff i 7 steg:

Steg 1: Definiera syftet

Innan du dyker in i planeringsprocessen – börja med att definiera vad du faktiskt vill uppnå med din kickoff. Ska ni lansera ett nytt projekt? Vill ni stärka teamets sammanhållning, eller kanske introducera en ny affärsstrategi? Låt själva syftet med evenemanget bli den röda tråd som genomsyrar all planering. 

Steg 2: Sätt agendan

Nu är det dags att börja brainstorma! Vilka programpunkter behöver inkluderas för att uppnå syftet med din kickoff? Handlar evenemanget om att introducera ett nytt projekt, kan du exempelvis inkludera en presentation om projektets mål, tidslinje och viktiga roller och ta in en extern föreläsare på temat. Handlar det mer om att stärka teamkänslan? Då kanske du vill fokusera på teambuilding-aktiviteter såsom roliga lagtävlingar, spa-upplevelser, en fest eller workshops. Utgå från din budget och släpp loss kreativiteten!

Steg 3: Välj rätt plats

Platsen sätter tonen för hela evenemanget. Var du väljer att anordna din kickoff kan göra hela skillnaden för hur väl det uppfyller sitt syfte. Är ditt mål att stärka teamkänslan och ha roligt tillsammans? Välj då en plats som främjar just samarbete och avslappnad gemenskap, såsom en konferensanläggning med gott om plats för de aktiviteter du planerar, eller som möjliggör roliga utomhusäventyr.

Är kickoffen snarare mer affärsorienterad? Då kanske ett vackert konferenscenter eller ett mötesrum på kontoret kan vara mer lämpligt. Leta efter en miljö som är inspirerande och som samtidigt bidrar till en mer formell ton. Försäkra dig också om att anläggningen har tillgång till all nödvändig teknisk utrustning och att det finns tydliga resvägbeskrivningar och goda transportmöjligheter för deltagarna.

Steg 4: Roliga team building-aktiviteter

Oavsett vad som står på agendan för din kickoff – skapa balans mellan arbete och nöje. För långa möten eller presentationer leder lätt till trötta, oengagerade deltagare. Inkludera därför alltid tillräckligt med pauser, tid för nätverkande eller diskussion och kanske några roliga aktiviteter för att hålla energinivån i topp. Sådana aktiviteter kan exempelvis innefatta:

Bad & bastu
Inspirerande gästföreläsare
Sportaktiviteter såsom golf, vattenskidor eller cykling
Escape room
Segway-rundtur
Yoga/Mindfulness
Vin- eller chokladprovning
Improvisationsteater
Musikquiz
Workshops där man ska lösa problem i lag

Steg 5: Låt maten förgylla dagen

Vi vill påstå att vägen till en lyckad kickoff går genom magen. Sträva efter att skapa en kulinarisk upplevelse som tilltalar alla smaker och olika kostbehov, med både hälsosamma och festliga alternativ på bordet. Fråga konferensanläggningen vad de kan erbjuda. Ett tips är att göra måltiderna till en del av äventyret – kanske genom att välja en unik cateringtjänst eller inkludera en interaktiv matlagningsworkshop?

Steg 6: Säkra en god natts sömn

Sträcker sig din kickoff över flera dagar? Hjälp deltagarna att känna sig bekväma och trygga med boendet. Försäkra dig i god tid innan evenemanget om att rummen är behagliga, fräscha och tillräckligt rymliga. Det ökar möjligheterna för en god natts sömn och en mer produktiv, rolig kickoff för alla. 

Steg 7: Sprid ordet!

All planering är på plats. Nu är det dags att skapa positiva förväntningar! Skicka ut information med viktiga detaljer om kickoffen i god tid, inklusive datum, tid, plats, klädsel och vad deltagarna kan förvänta sig av evenemanget. Det gör det lättare för alla att förbereda sig och börja se fram emot kickoffen. 

Och kom ihåg! Följ upp med deltagarna efter kickoffen där du kan tacka alla för deras deltagande, be om feedback och dela eventuella nästa steg eller uppföljningsåtgärder. 

Oavsett vilken typ av kickoff du planerar, kan vi på Öijared Resort hjälpa dig!